Urząd gminy to samorządowe organizacje administracji publicznej w Polsce, odpowiedzialne za wykonywanie zadań publicznych na rzecz swojej gminy i jej mieszkańców. Zadania te obejmują m.in. gospodarowanie mieniem gminy, planowanie i realizację inwestycji, ochronę zdrowia i bezpieczeństwa publicznego, ochronę środowiska, edukację i kulturę, itp. Urząd gminy jest kierowany przez wójta lub burmistrza i składa się z różnych działów i wydziałów, zajmujących się poszczególnymi zadaniami.
Urząd gminy to jednostka administracji samorządowej, która wspiera wójta, burmistrza lub prezydenta miasta w realizacji zadań publicznych. Składa się z zespołu pracowników i zasobów materialnych, umożliwiających wykonywanie kompetencji i obowiązków tych organów.[1]
Urząd gminy jest formą organizacyjną wymaganą przez Ustawę o samorządzie gminnym (art. 33), której zadaniem jest wsparcie wójta, burmistrza lub prezydenta miasta. Urząd może również udzielać pomocy radzie, choć nie jest wyodrębnione osobne biuro dla rady.[2]
Wójt (burmistrz, prezydent) jest kierownikiem urzędu gminy i ma prawo do określenia jego struktury i funkcjonowania w regulaminie organizacyjnym. Wójt pełni także rolę zwierzchnika służbowego dla pracowników urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych gminy.[3]
Urząd gminy wykonuje swoje zadania poprzez[4]:
- Realizację zadań określonych przepisami prawa,
- Wdrożenie uchwał rady gminy,
- Realizację zarządzeń wójta,
- Świadczenie usług administracyjnych dla mieszkańców.
Urzędnicy samorządowi w urzędzie gminy to skarbnik i sekretarz, którzy podlegają bezpośrednio wójtowi. Są powoływani i odwoływani przez organ stanowiący na wniosek wójta. Są zatrudnieni na podstawie powołania i ich wynagrodzenie jest ustalane zgodnie z przepisami ustawy o pracownikach samorządowych.[5]
Niektórzy pracownicy zatrudnieni przez samorząd nie są objęci przepisami ustawy o pracownikach samorządowych. Zgodnie z artykułem 1a ustawy, przepisy te nie są stosowane lub tylko pomocniczo do pracowników samorządowych, których status regulują inne prawa, np. do nauczycieli, pracowników socjalnych i strażników gminnych.[6]
Zgodnie z ustawą o aktach stanu cywilnego z 29 września 1986 r.[7], urząd stanu cywilnego jest częścią urzędu gminy i gmina jest okręgiem urzędu. Wojewoda może tworzyć urzędy stanu cywilnego dla kilku gmin lub kilku urzędów dla jednej gminy w przypadku dużych miast. Z mocy prawa, kierownikiem urzędu jest wójt, burmistrz lub prezydent miasta, ale rada gminy może powołać innego kierownika.[8]
Wynika z przepisów ustawy o aktach stanu cywilnego z 1986 roku, że wojewoda ma kompetencję do ustalania granic okręgów stanu cywilnego. Kierownik urzędu stanu cywilnego odpowiedzialny jest za rejestrację stanu cywilnego i te czynności są uważane za zlecone z zakresu administracji rządowej.[9]
Urząd gminy jest częścią administracji publicznej, która jest tworzona przez ludzi, dla ludzi i realizowana przez ludzi. Urzędnicy powinni działać w granicach prawa i kierować się zasadami logiki, racjonalności i słuszności. Celem jest stworzenie administracji inteligentnej, która zatrudnia ludzi mądrych, zorientowanych na rozwiązywanie problemów praktycznych, obiektywnych i niezależnych. Tak jak pisał Jan Boć, urząd powinien zatrudniać ludzi, którzy są lepiej znający sprawy państwa i społeczeństwa, a ich intelekt nie jest ograniczony.[10]
Urząd gminy powinien działać efektywnie i sprawnie, korzystając z najnowocześniejszych technologii i narzędzi, aby zapewnić szybką i skuteczną realizację zadań, które są mu powierzone. Wszystko to po to, aby zapewnić jak najlepszą obsługę mieszkańców i stać się wzorem w działaniach administracji publicznej.[11]
Aby realizować cele urzędu, należy[12]:
- Wzmacniać jego rolę jako instytucji pełniącej służbę publiczną.
- Załatwiać sprawy w terminie i zgodnie z przepisami prawa i procedurami.
- Ulepszać warunki organizacyjne i techniczne.
- Zapewnić skuteczną komunikację wewnątrz i z otoczeniem.
- Uzupełniać i doskonalić kwalifikacje i umiejętności pracowników.
- Uwzględniać ciągle oczekiwania i sugestie mieszkańców.
[1] B.Dolnicki, Samorząd terytorialny, Kraków 2003, s. 91.
[2] Z.Leoński, Samorząd …, s.116.
[3] B.Jaworska-Dębska, op.cit., s.328.
[4] W.Borczyk, Organizacja…, s. 16.
[5] St. Cieślak, op.cit., s. 117-118.
[6] T.Mordel, Prawo pracy w samorządzie terytorialnym, (w:) ABC samorządu…, s. 233.
[7] Dz.U. z 1986 r. Nr 36, poz. 180 z późn.zm.
[8] B.Dolnicki, Samorząd … , s. 92.
[9] Z.Leoński, Samorząd …, s. 116.
[10] J.Boć, Administracja publiczna jako organizacja inteligentna, (w:) Administracja….., s. 360.
[11] Ksiega Jakości Urzędu Miasta Lubań, dokument niepublikowany Lubań 2005, s. 9.
[12] Jak wyżej.